Ao automatizar almoxarifado, hospital aumentou a eficiência em até 75%, melhorando a gestão de medicamentos e agilizando processos operacionais
O gerenciamento de remédios na intensa rotina de um hospital acaba sendo um processo que demanda muito tempo e esforço dos colaboradores, ao lidar com tantas unidades em estoque, além de movimentar caixas pesadas ou percorrer longas distâncias. Diante deste cenário, a tecnologia é uma grande aliada para prover mais agilidade e eficiência ao processo.
É o que comprova o Hospital Alemão Oswaldo Cruz, em São Paulo, que tem se beneficiado com o uso da inteligência artificial na automação de seu almoxarifado desde 2020, quando implementou o robô BD Rowa.
Desenvolvido pela empresa norte-americana BD, o robô armazena até 15 mil unidades em estoque e otimiza processos como armazenamento, separação e distribuição de insumos hospitalares, usando IA. O Oswaldo Cruz é pioneiro na América Latina na adoção dessa tecnologia no setor hospitalar.
“A adoção do BD Rowa faz parte de um projeto mais amplo e inovador de automação do almoxarifado, que conecta toda a cadeia logística hospitalar, desde o recebimento de insumos até a administração no leito do paciente. Este projeto foi concebido para oferecer excelência operacional, rastreabilidade completa e a máxima segurança”, afirma Leonisa Scholz Obrusnik, diretora de Suprimentos do Hospital e responsável pelo projeto.
Se antes o almoxarifado demorava até duas horas para separar 100 unidades de remédios, com cada item de estoque sendo processado em mais de um minuto, atualmente essa mesma tarefa é realizada em menos de uma hora, com cada item sendo separado em apenas sete segundos, representando uma redução de mais de 90% no tempo de processamento por unidade.
Em termos de volume diário, antes da automação, o almoxarifado conseguia processar cerca de 400 unidades/dia, devido às limitações do processo manual. Com a implementação do robô aliado ao WMS (Warehouse Management System), software responsável por organizar e coordenar todo o fluxo de medicamentos e materiais no almoxarifado, esse número subiu para algo entre 500 e 700 itens diariamente, aumento de até 75% na capacidade de processamento.
Além disso, a automação melhorou as condições de trabalho dos 37 colaboradores do almoxarifado, que não precisam mais movimentar caixas pesadas ou percorrer longas distâncias. Agora, eles têm a oportunidade de se dedicar a atividades mais técnicas. Para isso, passaram por um treinamento especializado, capacitando-os a operar o sistema de separação e armazenamento de medicamentos do robô.
Como o robô Rowa opera
O processo começa com o recebimento dos itens no almoxarifado enviados pelos fornecedores. A rastreabilidade de cada medicamento é garantida desde o início, utilizando códigos que permitem monitorar todo o percurso. Quando os medicamentos chegam em larga escala, eles são colocados em uma esteira automatizada do robô Rowa, que fotografa e registra as embalagens no sistema.
As caixas de medicação são armazenadas em questão de segundos. A disposição dos itens é aleatória, controlada por inteligência artificial, que localiza cada produto apenas quando uma solicitação é feita.
Quando um setor do hospital — como a farmácia central, unidades de internação, UTI, ou outros departamentos — solicita um medicamento, o almoxarifado recebe a requisição digital. A partir daí, o robô encontra o item em cerca de sete segundos, disponibilizando-o para o envio manual.
Um dos destaques da automação é o rigoroso controle de validade, garantindo que medicamentos mais próximos do vencimento sejam dispensados primeiro, evitando desperdício e assegurando que nenhum item expire enquanto estiver em estoque.
“O robô trouxe agilidade e controle em todas as etapas do processo logístico. Conseguimos reduzir os riscos de vencimento e perda de insumos, graças à integração com um sistema que monitora desde a entrada até a saída dos produtos”, conta a executiva.
Durante a noite, com menor demanda dos setores, o robô reorganiza automaticamente o armazenamento, assegurando que tudo esteja pronto para o dia seguinte, quando há maior movimentação e demanda por remédios. Além disso, o sistema faz o controle de estoque, acessível pelos fornecedores, com seu estoque sendo renovado a cada sete dias.
Uso estratégico da IA
Antes da adoção do robô Rowa, o hospital já usava IA em outras áreas e processos. Em 2021, durante a pandemia, o Oswaldo Cruz liderou quatro projetos na área de diagnósticos, em parceria com empresas como Huawei e startups como Neuralmed e Semantix. Essas iniciativas usaram IA para aprimorar análises e apoiar decisões médicas mais precisas.
Já em 2023, o hospital iniciou um projeto de score de saúde com Processamento de Linguagem Natural (NLP) para analisar dados não estruturados de check-ups. Com essa ferramenta, foi possível identificar pacientes em maior risco de forma mais rápida e abrangente. Por exemplo, em uma única empresa, 28% dos pacientes triados foram identificados como críticos, permitindo intervenções mais assertivas.
No mesmo ano, também foi implementada uma inteligência artificial para estratificar dados das pesquisas de satisfação e ouvidoria. O modelo alcançou 80% de assertividade, fornecendo insights em tempo real sobre os principais pontos de atenção para os gestores. Como resultado, espera-se uma melhoria significativa no NPS institucional [Net Promoter Score, uma métrica que mede a satisfação e fidelidade de clientes com uma empresa].
