O uso do BPMN pode prevenir perdas e evitar gargalos nos processos de recebimento de produtos
O recebimento de produtos é uma tarefa rotineira nas farmácias dos mais variados portes. Mas como esse processo pode ser otimizado para reduzir falhas e erros? O Panorama Farmacêutico conversou com o especialista de processos da Procfit, Mario Zavan, para entender como o business process model and notation (BPMN) pode melhorar toda a cadeia de distribuição no varejo farmacêutico.
O que é BPMN?
Antes de entendermos o conceito, é preciso compreender o significado das três primeiras letras. BPM é a versão resumida de business process management, ou em tradução livre, gestão do processo de negócios. “Mas ainda havia a necessidade de unificar em uma mesma ‘língua’ esses métodos, para que todas as áreas envolvidas se comunicassem melhor”, explica Zavan.
Foi a partir dessa demanda que nasceu o termo mais completo, business process model and notation, ou BPMN. O modelo unifica a comunicação e mapeia todo o caminho de uma ação que envolve diferentes áreas de uma farmácia.
Qual é sua importância para o recebimento de produtos?
De acordo com o executivo, o uso do conceito pode prevenir perdas e evitar gargalos nos processos de recebimento de produtos. “Quando ocorrem inconsistências na área de distribuição de medicamentos, as consequências podem ser graves”, alerta.
Segundo ele, além da perda e atraso de mercadoria, que são as ocorrências mais comuns, furos nas etapas de distribuição podem levar, até mesmo, as sanções regulatórias. “produtos termossensíveis mal acondicionados ou até mesmo um simples lacre rompido na caixa de um remédio controlado pode representar uma grande dor de cabeça para o gestor”, afirma.
Como é a implantação?
Zavan explica que a implementação do BPMN sempre é dividida em fases. A primeira, segundo o especialista, passa por entender a situação atual da empresa. “Nessa fase, conseguimos identificar onde a farmácia está acertando e onde estão os possíveis pontos de melhoria”, diz.
Com o processo mapeado, chega a hora de entender quem são os atores envolvidos. “neste cenário, quem costuma participar da atividade são os fornecedores, os transportadores e a loja que recebe o pedido”, exemplifica.
“Elenco” montado, é a vez de passar o “roteiro”, ou seja, o que cada um desses participantes deve fazer dentro do BPMN. Atribuindo as responsabilidades, pode-se descobrir quando e onde podem acontecer as inconformidades e como cada membro reagirá diante de cada situação.
“É preciso mapear o caminho ‘feliz’, aquele em que tudo ocorre como planejado, mas também o ‘infeliz’, para determinar como cada profissional deve agir ao se deparar com algo errado”, completa.
Solução pode ser utilizada por farmácias de diferentes portes
O especialista afirma que, independentemente do porte do empreendimento, é possível utilizar o BPMN, com algumas diferenças. “Redes que contam com um centro de distribuição próprio conseguem controlar melhor o processo como um todo, mas os pequenos gestores também devem fazer sua parte”, destaca.
Apesar de não deter o controle de toda a cadeia, a pequena e média farmácia deve estabelecer medidas de contenção caso encontre algo errado com seus pedidos. “A equipe precisa saber com quem falar no fornecedor e no transportador, caso algo não esteja em conformidade. Apesar de depender de interferência externa para a solução, a drogaria não pode aceitar o erro de terceiros passivamente”, alerta.
Cosmos PRO disponibiliza a solução
Dentro do próprio Cosmos Pro, da Procfit, as farmácias podem estabelecer todo o fluxo de recebimento dos produtos de acordo com a metodologia do BPMN. “Junto aos gestores, mapeamos o processo e estabelecemos a melhor maneira para gerir as mercadorias”, finaliza o executivo.
Fonte: https://panoramafarmaceutico.com.br/recebimento-de-produtos-na-sua-farmacia/
