Ele é, literalmente, o “coração da empresa”; o que determina se a farmácia consegue atender a demanda do cliente com variedade, quantidade adequada e no momento certo
A frase “estoque é dinheiro parado” é conhecida de qualquer gestor. Mas, no varejo farma, ele é mais do que isso: é o coração do negócio. Quem garante é a palestrante e consultora de empresas Silvia Osso, especialista em varejo e autora de livros voltados ao varejo e serviços, com décadas de experiência acompanhando farmácias em todo o País.
Em entrevista exclusiva ao Guia da Farmácia, Silvia mostra que uma gestão de estoque mal feita não afeta apenas o caixa, mas também o atendimento, a motivação da equipe e a fidelização do cliente. E reforça: não existe farmácia eficiente sem um estoque bem estruturado, acompanhado por tecnologia, indicadores e processos muito claros.
Por que a gestão de estoque é tão crítica na farmácia?
Para Silvia, o estoque é, literalmente, o “coração da empresa”. É ele que determina se a farmácia consegue atender a demanda do cliente com variedade, quantidade adequada e no momento certo.
“Quando o estoque é bem gerido, a farmácia evita perdas financeiras por vencimento de medicamentos, reduz faltas de itens essenciais e otimiza o investimento em novos suprimentos”, afirma.
Já um estoque mal administrado provoca:
- Rupturas frequentes – o cliente não encontra o que precisa, busca outra farmácia e dificilmente volta.
- Perdas por vencimento e quebras – corroendo diretamente a margem.
- Imobilização de capital – dinheiro parado em itens que não giram.
- Desmotivação da equipe – que lida com reclamações, improvisos e “apagando incêndios” no dia a dia.
“Ruptura não é só perda de venda. É perda de cliente e, muitas vezes, de credibilidade”, resume Silvia.
Como deve ser um estoque bem gerido no dia a dia da drogaria?
Silvia é categórica: hoje, não há gestão de estoque eficiente sem tecnologia. Um bom software de gestão precisa cobrir e mapear todo o fluxo de produtos, da compra à venda, permitindo análise contínua e tomada de decisão baseada em dados.
Segundo ela, um estoque bem gerido se caracteriza por:
- Monitoramento contínuo
Acompanhamento em tempo real das entradas e saídas, evitando tanto excessos quanto faltas. Isso permite antecipar necessidades de compra e ajustar o mix ao comportamento de consumo.
- Controle rígido de validade
Acompanhar sistematicamente o prazo de validade de cada item, priorizando a saída dos produtos mais próximos de vencer e minimizando perdas e promoções forçadas.
- Eficiência operacional
Uso de sistemas integrados, leitura de código de barras, importação de notas via XML e processos padronizados para reduzir erros, retrabalho e custos.
- Flexibilidade e adaptação
Capacidade de ajustar rapidamente o estoque a mudanças de demanda, sazonalidade e perfil da região, sem depender apenas de “achismo” do comprador.
- Foco na satisfação do cliente
Estar sempre abastecido com itens essenciais e estratégicos, garantindo que o cliente encontre o que precisa – e, de preferência, descubra produtos complementares no caminho.
“Estoque bem gerido é aquele que conversa o tempo todo com a financeira e com a área de vendas. Ele não é um braço isolado da operação”, reforça Silvia.
KPIs de estoque: o que a farmácia precisa acompanhar de perto?
Os softwares de gestão hoje oferecem dezenas de indicadores, mas Silvia destaca alguns como essenciais para qualquer farmácia, independentemente do porte:
- Ruptura de estoque
Mostra a proporção de produtos em falta em relação ao total. É um dos indicadores mais críticos, pois sinaliza perda direta de venda e de oportunidade.
Dica de Silvia: realizar semanalmente uma contagem aleatória de 50 a 100 produtos. Se a divergência entre o estoque físico e o do sistema for maior que 1%, é hora de organizar, com urgência, um balanço completo.
- Valor em estoque
Indica quanto dinheiro está mobilizado em produtos. Quanto mais tempo um item fica “parado”, maior o custo imobilizado. Aqui, entram análises de itens sem giro há 90 dias ou mais.
- Cobertura de vendas
Mostra por quanto tempo o estoque atual atende à demanda. Cobertura muito alta sinaliza excesso; muito baixa, risco de ruptura. Ambos impactam a rentabilidade.
- Giro de estoque
Indica quantas vezes o estoque é renovado em determinado período. Giro alto, em geral, é sinônimo de boa combinação entre compra e venda. Giro baixo exige revisão de mix, preços e exposição.
- Análise de demanda e sazonalidade
Compreender o comportamento de consumo, datas sazonais (como inverno, volta às aulas, Dia das Mães etc.) e particularidades da região ajuda a planejar melhor as compras e evitar surpresas no abastecimento.
Silvia lembra ainda que o varejo pode ser visto em dois grandes movimentos – abastecimento e vendas – e que há indicadores específicos para cada um.
Abastecimento: indicadores que evitam excesso e falta de produtos
No eixo de abastecimento, Silvia destaca alguns pontos-chave:
Nível de rupturas
Monitorar continuamente quais produtos estão faltando, com foco especial na curva A (itens de maior giro). Esse acompanhamento deve ser, idealmente, diário.
Excesso de estoque
Identificar onde há quantidade acima da necessidade de vendas, o que representa capital parado e risco de vencimento.
Dica prática: a cada 30 dias, usar a curva ABC para localizar itens sem saída há mais de 90 dias, especialmente nas classes C e D. As ações podem incluir:
- Transferência para outras filiais;
- Revisão de margem;
- Promoções específicas para desmobilizar o estoque.
Dotação orçamentária
Acompanhar o Custo da Mercadoria Vendida (CMV) do mês anterior para planejar novas compras dentro da capacidade real da farmácia, mesmo diante de “promoções tentadoras” da indústria.
Vendas: KPIs que ligam estoque, margem e perfil da farmácia
No eixo de vendas, Silvia reforça que o estoque precisa “conversar” com a estratégia comercial. Alguns indicadores fundamentais:
Tíquete médio
Mostra quanto, em média, cada cliente deixa na loja. A partir dele, é possível criar ações de aumento de mix por venda (cross selling, combos, promoções progressivas).
Margem de lucro bruto
Resultado da diferença entre preço de venda e CMV, dividida pelo preço de venda. É crucial para garantir que os descontos concedidos em balcão não eliminem o lucro – ou, pior, gerem prejuízo.
Perfil de vendas
Entender qual é o modelo predominante da farmácia:
- Foco em genéricos – alto volume, baixa margem;
- Foco em higiene, beleza e perfumaria (HPC) – menor volume, mas alta margem e maior valor agregado.
Dica de Silvia: investir, em média, 1,5% do faturamento em novos produtos para testar oportunidades de venda, atender nichos específicos e renovar o mix.
Processos operacionais: onde as farmácias mais erram
Grande parte dos problemas de estoque nasce na operação diária – sobretudo na entrada de mercadorias, registros de saída e realização de inventários.
Silvia aponta os principais pontos de atenção:
Cadastros completos e bem definidos
Produtos devem ser organizados por categorias, subcategorias, fornecedores, marcas e famílias, com dados de custo, margem, validade e tributação. Cadastros mal feitos geram erros em preço, sugestão de compra e relatórios.
Métodos de entrada e saída
Adoção de metodologias como PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) e PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) tanto no estoque quanto na área de vendas para reduzir perdas por vencimento.
Conferência rígida de recebimento
Verificar quantidades, lotes, datas de validade (evitando produtos já próximos do vencimento) e integridade das embalagens. Sempre que possível, utilizar leitores ópticos para reduzir erros humanos.
Registro correto das mercadorias
Garantir que toda entrada seja lançada no sistema com as informações corretas. Entradas “por fora”, atrasadas ou incompletas distorcem todos os indicadores.
Inventários periódicos
Além do balanço anual, inventários parciais e rotativos ajudam a identificar divergências, furtos, perdas e falhas de processo mais rapidamente.
“Errar na entrada é condenar todo o restante do ciclo. Se o cadastro e o recebimento não forem bem feitos, o sistema vai mostrar uma realidade que simplesmente não existe”, alerta Silvia.
Compras mais inteligentes: o fim do “achismo”
Para a consultora, muitos problemas de estoque começam no setor de compras, quando o comprador toma decisões baseadas em intuição, “experiência” ou pressão de fornecedores, e não em dados.
Ela recomenda:
- Uso efetivo das ferramentas de gestão – sistemas que sugerem compras com base em giro, cobertura, sazonalidade e histórico de vendas.
- Comparação de fornecedores – não apenas por preço, mas por prazo, condições comerciais e regularidade de entrega.
- Análise de tendências – acompanhar mudança de comportamento do consumidor, lançamentos e variações regionais.
- Integração com finanças – evitar comprometer o fluxo de caixa com compras acima da capacidade real da farmácia.
“Os sistemas hoje entregam quase tudo pronto. O problema é quando o comprador não sabe usar ou simplesmente ignora as informações”, comenta Silvia.
Controle de validade, quebras e furtos: rotinas que protegem a margem
Vencimentos, quebras e furtos são inimigos silenciosos do resultado. Para reduzir esse impacto, Silvia sugere alguns pilares:
Métodos PEPS e FEFO
- PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) – importante para produtos com giro constante.
- FEFO (First Expired, First Out / Primeiro que Vence, Primeiro que Sai) – essencial para medicamentos e itens perecíveis, garantindo que o produto com validade mais próxima seja priorizado.
Inventários regulares
Permitem identificar perdas, desvios e rupturas não explicadas, além de ajustar o estoque virtual ao físico.
Compras baseadas em giro
Analisar relatórios de vendas para dimensionar corretamente as compras de itens de alto, médio e baixo giro, evitando tanto falta quanto excesso.
Uso de tecnologia e alertas
Sistemas de gestão com alertas de validade próxima, relatórios de quebra e monitoramento de movimentações incomuns ajudam a prevenir problemas antes que virem prejuízo.
Curva ABC na prática: foco no que realmente importa
A curva ABC é frequentemente citada, mas nem sempre bem aplicada. Para Silvia, ela é uma ferramenta estratégica que, quando bem usada, muda a maneira de decidir compras, exposição e negociações.
- Classe A – cerca de 20% dos itens, responsáveis por 70% a 80% do faturamento. Exigem controle rigoroso, zero tolerância à ruptura e atenção máxima na negociação com fornecedores.
- Classe B – aproximadamente 30% dos itens, com 15% das vendas. Devem ter gestão equilibrada, sem excesso de estoque.
- Classe C – cerca de 50% dos itens, mas apenas 5% das vendas. Precisam ser comprados em menor quantidade e com menor frequência.
Na prática, a curva ABC pode ser aplicada em:
- Diagnóstico inicial do estoque;
- Planejamento de compras e reposição;
- Revisão de layout e planograma (itens A em áreas de maior destaque);
- Negociação com fornecedores;
- Identificação de produtos para promoção, descontinuação ou remanejamento.
O papel da tecnologia e da inteligência artificial no controle de estoque
Silvia destaca que a tecnologia deixou de ser diferencial para se tornar requisito. Softwares de gestão integrados ao PDV, leitura por código de barras, automação de notas fiscais e uso de inteligência artificial (IA) já fazem parte da realidade de muitas redes.
A IA contribui em vários pontos:
- Previsão de demanda a partir de dados históricos, tendências e sazonalidade;
- Automatização de pedidos, com sugestão de compras e reposição automática;
- Análise de dados em grande escala, identificando padrões de consumo e oportunidades;
- Otimização do espaço de armazenagem, sugerindo reorganização com base em giro e categoria;
- Redução de custos operacionais, minimizando erros e perdas.
“Quando a farmácia usa bem a tecnologia, o estoque deixa de ser um problema e passa a ser um motor de rentabilidade”, destaca.
Erros mais frequentes na gestão de estoque – e como corrigir
Entre os deslizes que Silvia mais encontra no dia a dia das farmácias, estão:
- Falta de planejamento de demanda
- Compras por impulso ou por pressão de promoções
- Estoque físico desorganizado
- Equipe sem treinamento em processos e ferramentas
- Recebimento sem conferência adequada
- Subutilização do sistema de gestão – relatórios existem, mas ninguém olha
A solução passa por uma combinação de treinamento contínuo, revisão de processos e cultura orientada a dados. “Gestor que toma decisão só com base em sensação está dirigindo a farmácia de olhos vendados”, provoca Silvia.
Estoque como estratégia: muito além de “guardar produto”
Ao final, a mensagem da especialista é clara:
o estoque não é apenas um depósito de mercadorias. Ele é um dos principais instrumentos de estratégia da farmácia, impactando diretamente faturamento, margem, fluxo de caixa, experiência do cliente e competitividade.
Quando aliado a indicadores bem definidos, processos estruturados, tecnologia e uma equipe capacitada, o estoque deixa de ser um “vilão” no balanço e passa a atuar como um verdadeiro diferencial competitivo no varejo farma.
Fonte: https://guiadafarmacia.com.br/gestao-de-estoque-na-farmacia/
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